Tietosuojaseloste Hyvigolf


1. YLEISTÄ
Tämä tietosuojaseloste antaa EU:n tietosuoja-asetuksen ("Tietosuoja-asetus") edellyttämiä tietoja rekisteröidylle.


2. REKISTERINPITÄJÄ JA REKISTERINPITÄJÄN YHTEYSTIEDOT

Yhteisinä rekisterinpitäjinä toimivat Hyvigolf ry ja Hyvigolf Oy tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Rekisteröityjen informoinnin ja rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisen osalta vastuutahona toimii Hyvigolf Oy.

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö ja yhteystiedot:

Hyvigolf Oy
Hannu Hämäläinen, toimitusjohtaja

Golftie 63
05880 Hyvinkää
laskutus@hyvigolf.fi


3. REKISTERIN NIMI

Jäsen- ja osakassuhteiden, vieraspelaajien, yhteistyökumppanien ja asiakkuuksien sekä golfin green cardin suorittaneiden hallintaan tarkoitettu rekisteri. Rekisteröityinä ovat itse jäsentietonsa antaneet jäsenet, osakkeenomistajat, vieraspelaajat ja erilaisissa promotilaisuuksissa yhteystietonsa antaneet potentiaaliset uudet asiakkaat sekä golfin green cardin suorittaneet.


4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA OIKEUSPERUSTE

Alla olevassa taulukossa on yhteenveto käsiteltävien henkilötietojen eri käyttötarkoituksista ja niihin sovellettavista oikeusperusteista sekä käsiteltävistä henkilötietoryhmistä.

KäyttötarkoitusOikeusperusteHenkilötietoryhmät
Hyvigolf ry:n jäsenluettelon ylläpitäminenLakisääteisten velvoitteiden noudattaminen; yhdistyslain mukainen velvoite jäsenluettelon ylläpitämiseen. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu muiden kuin yhdistyslain edellyttämien tietojen osaltaJäsenet; - nimi, jäsennumero, sukupuoli, syntymäaika ja yhteystiedot, osoite ja kotipaikka, käyttäjäryhmä, jäsenmaksuluokka ja muut jäsenyyteen liittyvät tiedot
Hyvigolf Oy:n osakasluettelon ylläpitäminen osakeyhtiölain mukaisestiLakisääteisten velvoitteiden noudattaminen; osakeyhtiölain mukainen velvoite osakasluettelon ylläpitämiseenOsakkaat - nimi, osakenumero, sukupuoli, syntymäaika ja yhteystiedot, kotipaikka
Palveluiden tuottaminen sekä asiakaspalvelun ja asiakassuhteen hallinnointi, kuten; tasoituksen ylläpitäminen sekä ajanvarausten hallinnointi ja kilpailujen järjestäminenSopimuksen täytäntöönpano tai sitä edeltävät toimenpiteet ja/tai rekisterinpitäjän oikeutetut edut; (kuten, tasoitus, ajanvaraus, kilpailutulokset jne.)Nimi, yhteystiedot, jäsennumero, sukupuoli, maksutiedot, tasoitus, pelioikeus, kotiseura sekä tiedot asiakkaan käyttämistä palveluista (kuten pelikierrokset, kilpailutulokset ja bägikaapin vuokraaminen) jne. tai asiakkaan itse antamat tiedot, kuten kuva. Osakkeen omistus- ja vuokraushistoria
MarkkinointiRekisterinpitäjän oikeutettu etu, sekä asiakkaan suostumus sähköiseen suoramarkkinointiinNimi, yhteystiedot, jäsentiedot, tasoitustiedot ja pelihistoria
Tutkimusten, selvitysten sekä mielipidekyselyjen toteuttaminen ja tilastointiOikeutettu etuNimi, yhteystiedot, maksutiedot, tasoitus, pelioikeus, kotiseura sekä tiedot asiakkaan käyttämistä palveluista (kuten pelikierrokset, kilpailutulokset ja bägikaapin vuokraaminen) jne. Osakkeen omistus- ja vuokraushistoria
Hyvigolf ry:n golfin green cardin suorittaneiden luettelon ylläpitäminenOikeutettu etuNimi, sukupuoli, syntymäaika. yhteystiedot, sekä suoritukseen liittyvät tiedot, kuten ajankohta


5. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA TAI SÄILYTYSAJAN MÄÄRITTÄMISKRITEERIT

Jäsenten ja asiakkaiden tiedot säilytetään jäsenyyden tai asiakassuhteen ajan, mutta niiden ajantasaisuutta ja säilyttämisen tarpeellisuutta arvioidaan säännöllisesti jäsen- tai asiakassuhteen ajan.

Jäsenyyden tai asiakassuhteen päättymisen jälkeen hänet siirretään ns. passiiviseksi, jonka jälkeen tietoja säilytetään kolme vuotta, ellei lainsäädäntö muuta edellytä. Entisten jäsenten ja asiakkaiden tiettyjä tietoja (ks. tarkemmin kohdan 4 taulukko yllä) voidaan käyttää markkinointitarkoituksiin, jolloin entisiä jäseniä tai asiakkaita pidetään ns. potentiaalisina asiakkaina. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot poistetaan, mikäli kyseiseen henkilöön ei ole kohdistunut markkinointitoimenpiteitä viimeiseen 12 kuukauteen tai jos henkilö on kieltänyt häneen kohdistuvan suoramarkkinoinnin.

Tietoja voidaan jäsenen tai asiakkaan suostumuksella säilyttää toistaiseksi.

Yhteistyökumppani yhteyshenkilön henkilötietoja säilytetään niin pitkään, kuin kyseinen henkilö toimii kyseisessä roolissa ja yhteistyön vuorovaikutuksen kannalta on tarpeellista. Henkilötietoja voidaan tarvittaessa säilyttää pidemmän aikaa esimerkiksi lainsäädännön niin edellyttäessä tai tietojen ollessa tarpeellisia osapuolten esittämiin vaatimuksiin liittyen. Tietojen tarpeellisuutta ja ajantasaisuutta arvioidaan säännöllisin väliajoin.


6. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT JA VASTAANOTTAJARYHMÄT

Yhteisrekisterinpitäjät voivat luovuttaa henkilötietoja Suomen Golfliitto ry:lle, joka on Euroopan Golfliiton (EGA) alainen virallinen tasoitusta ylläpitävä toimija. Golfliitto käyttää tietoja asiakaspalveluun, lajin ja toimialan kehittämiseen sekä markkinointiin. Golfliiton keskusrekisteriin toimitetaan seuraavat tiedot: Nimi, syntymäaika, yhteystiedot, tasoitus, kotiseura, jäsenen tila (aktiivinen/passiivinen), pelioikeus (Osakas/pelioikeuden haltija), lehden tilaustieto (paperilehti, digilehti), pelikierrokset ja tulokset.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.

Yhteisrekisterinpitäjät voivat myös luovuttaa henkilötietoja toiselle Golfliiton jäsenseuralle vieraspelaamiseen liittyvän asiakassuhteen hoitoa varten. Vieraskentän ajanvarausjärjestelmään toimitetaan seuraavat tiedot: Nimi, syntymäaika, yhteystiedot, tasoitus, kotiseura, jäsenen tila (aktiivinen/passiivinen), pelioikeus (Osakas/pelioikeuden haltija).


7. HENKILÖTIETOJEN SIIRTÄMINEN

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä, mutta tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä tekee asianmukaisen tietosuojan ja -turvan varmistamiseksi tietosuojaasetuksen edellyttämän sopimuksen käyttämiensä henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.


8. HENKILÖTIETOJEN LÄHTEET

Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn käyttäessä rekisterinpitäjän palveluita.


9. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

9.1 Tarkastus- ja siirto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty. Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallintomaksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuojaasetukseen perustuen.

9.2 Tietojen korjaaminen, poistaminen sekä käsittelyn vastustaminen

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä.

9.3 Oikeus peruttaa suostumus

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

9.4 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

9.5 Oikeuksien käyttäminen

Rekisteröidyt voivat tarkastaa tähän selosteeseen liittyvät omat tiedot pääosin seuran käyttämästä sähköisestä järjestelmästä (Nexgolf). Kaikki muut tässä selosteessa mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Varaudu tarpeen mukaan todistamaan henkilöllisyytesi käyttäessäsi rekisteröidyn oikeuksia.


10. HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS

Henkilötiedot sijaitsevat pääasiassa henkilötieto- ja varausjärjestelmässä. Henkilötietoihin pääsyoikeus on ainoastaan rekisterinpitäjien työntekijöillä, jotka ovat vaitiolovelvoitteen piirissä ja joilla on tarve käyttää rekisteriä työtehtäviensä tekemiseen. Henkilötietoja suojataan myös käyttöoikeuksien rajaamisella. Tietokoneet ja järjestelmät on suojattu palomuureilla ja viruksentorjuntaohjelmistoilla. Toimisto- ja arkistotilat ovat toimiston kiinnioloaikoina lukitut ja hälytysjärjestelmien/vartioinnin piirissä.